Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

W związku z korzystaniem z serwisu centrumwarszawska50.pl oraz realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Fundacja Fratino
ul. Warszawska 50, 15-077 Białystok
KRS: 0001056658
NIP: 9662181991
REGON: 526322713

Kontakt w sprawach związanych z danymi osobowymi: biuro@centrumwarszawska50.pl

2. Źródła danych osobowych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,  w szczególności w związku z korzystaniem z formularza kontaktowego, kontaktem e-mailowym, telefonicznym, zapytaniem o ofertę, wynajem przestrzeni, organizację wydarzenia, udziałem w wydarzeniu, dodaniem komentarza lub korzystaniem z innych funkcji serwisu;
• od osób lub podmiotów kontaktujących się z Administratorem w sprawie organizacji wydarzeń, współpracy, rezerwacji przestrzeni, usług lub rozliczeń;
• z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności z rejestrów publicznych, stron internetowych, mediów społecznościowych lub innych jawnych źródeł, w zakresie danych ujawnionych publicznie w związku z działalnością zawodową, gospodarczą, społeczną, kulturalną lub organizacyjną;
• z serwisów społecznościowych lub usług zewnętrznych, jeżeli osoba kontaktuje się z Administratorem za pośrednictwem takich kanałów, reaguje na treści Administratora lub korzysta z funkcjonalności udostępnianych przez dostawców zewnętrznych.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania Administrator może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko;
• dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
• dane dotyczące reprezentowanego podmiotu, takie jak nazwa firmy, organizacji lub instytucji, stanowisko, funkcja, NIP, dane rejestrowe lub dane do faktury;
• dane zawarte w treści wiadomości, formularza kontaktowego, zapytania, zgłoszenia lub korespondencji;
• dane dotyczące zainteresowania ofertą, w szczególności wynajmem przestrzeni, organizacją wydarzenia, warsztatu, szkolenia, spotkania, sesji zdjęciowej, nagrania audio/video, podcastu lub innej formy współpracy;
• dane związane z udziałem w wydarzeniach, rezerwacją miejsca, obsługą zgłoszenia lub kontaktem organizacyjnym;
• dane rozliczeniowe, księgowe i podatkowe, jeżeli dochodzi do zawarcia umowy, wystawienia faktury, dokonania płatności lub innego rozliczenia;
• dane publikowane lub przekazywane w komentarzach, opiniach, wiadomościach lub innych treściach udostępnianych przez użytkownika;
• dane techniczne i informacje o korzystaniu z serwisu, takie jak adres IP, logi serwera, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, aktywności w serwisie oraz ustawieniach zgód cookies;
• dane związane z aktywnością w mediach społecznościowych, w szczególności identyfikator profilu, imię i nazwisko lub nazwa użytkownika, treść komentarzy, reakcji i wiadomości;
• wizerunek, jeżeli jest utrwalany w związku z wydarzeniami, relacjami fotograficznymi lub materiałami promocyjnymi, na zasadach określonych odrębnie, w szczególności w zgodzie, regulaminie wydarzenia albo informacji przekazanej uczestnikom wydarzenia.

Administrator nie wymaga przekazywania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO. Jeżeli użytkownik przekaże takie dane z własnej inicjatywy, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy, której dotyczą.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• obsługi serwisu internetowego i zapewnienia jego prawidłowego działania;
• obsługi formularza kontaktowego, zapytań, wiadomości e-mail, kontaktu telefonicznego oraz dalszej korespondencji;
• udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące działalności Centrum Warszawska 50, oferty, dostępności przestrzeni, organizacji wydarzeń, wynajmu sal, podcastowni lub innych usług;
• przygotowania oferty, prowadzenia negocjacji, zawarcia i wykonania umowy;
• obsługi rezerwacji, zgłoszeń, udziału w wydarzeniach, warsztatach, szkoleniach, spotkaniach, projektach społecznych, kulturalnych lub biznesowych;
• obsługi płatności, faktur, rozliczeń, reklamacji oraz obowiązków księgowych i podatkowych;
• publikacji, obsługi i moderacji komentarzy lub opinii, jeżeli taka funkcjonalność jest dostępna w serwisie;
• prowadzenia profili w mediach społecznościowych, komunikacji z użytkownikami, informowania o działalności, wydarzeniach i aktualnościach;
• prezentowania opinii, treści zewnętrznych, map, kalendarzy, materiałów multimedialnych lub innych funkcjonalności dostawców zewnętrznych;
• prowadzenia działań marketingowych dotyczących własnej działalności, wydarzeń, oferty i inicjatyw Administratora;
• prowadzenia statystyk, analiz aktywności użytkowników i rozwoju serwisu;
• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, zapobiegania nadużyciom, ochrony przed spamem i nieuprawnionym dostępem;
• dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń;
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

 

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w szczególności w przypadku zapytań ofertowych, rezerwacji, organizacji wydarzenia, wynajmu przestrzeni lub korzystania z usług Administratora;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO: realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków księgowych, podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający w szczególności na obsłudze korespondencji, udzielaniu odpowiedzi na zapytania, prowadzeniu bieżącej działalności, zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu, prowadzeniu marketingu własnego, analizie korzystania z serwisu, ochronie praw Administratora oraz dochodzeniu lub obronie roszczeń;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy jest wymagana, w szczególności dla newslettera, niektórych działań marketingowych, cookies innych niż niezbędne lub wykorzystania wizerunku, jeżeli brak jest innej właściwej podstawy prawnej.

W przypadku kierowania informacji marketingowych za pomocą poczty elektronicznej, telefonu, SMS/MMS lub podobnych kanałów komunikacji Administrator uzyskuje wymagane zgody zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym działalność Administratora, w tym w szczególności:

• dostawcom usług IT, hostingu, utrzymania strony internetowej i poczty elektronicznej;
• dostawcom narzędzi formularzowych, systemów rezerwacji, obsługi wydarzeń, płatności lub rozliczeń, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane;
• operatorom płatności, bankom i podmiotom obsługującym płatności elektroniczne;
• dostawcom usług księgowych, prawnych, doradczych, administracyjnych i organizacyjnych;
• dostawcom narzędzi analitycznych, marketingowych, społecznościowych i komunikacyjnych;
• dostawcom usług zewnętrznych wykorzystywanych na stronie, w tym usług map, kalendarzy, opinii, mediów społecznościowych lub treści osadzonych;
• podmiotom wspierającym organizację wydarzeń, warsztatów, szkoleń, spotkań lub innych inicjatyw, jeżeli jest to niezbędne do ich realizacji;
• organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych albo jako odrębni administratorzy, w zależności od charakteru danej usługi i podstawy współpracy.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi dostawców międzynarodowych, w szczególności narzędzi analitycznych, społecznościowych, map, kalendarzy, poczty elektronicznej, hostingu lub innych usług zewnętrznych, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• standardowych klauzul umownych;
• dodatkowych środków zabezpieczających, jeżeli są wymagane;
• mechanizmów wynikających z EU–US Data Privacy Framework, jeżeli dany dostawca jest nim objęty.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, w szczególności:

• dane związane z obsługą zapytań i korespondencji, przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres umożliwiający wykazanie przebiegu kontaktu lub ochronę przed roszczeniami;
• dane związane z przygotowaniem oferty, rezerwacją, wynajmem przestrzeni, organizacją wydarzenia lub świadczeniem usług, przez okres realizacji danej sprawy, umowy lub wydarzenia, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń;
• dane rozliczeniowe, księgowe i podatkowe, przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej, do czasu wycofania zgody;
• dane przetwarzane na podstawie zgody na cookies, do czasu wycofania zgody lub upływu okresu działania danego pliku cookies;
• dane techniczne, logi i informacje związane z bezpieczeństwem serwisu, przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów i przeciwdziałania nadużyciom;
• dane publikowane w komentarzach lub opiniach, do czasu usunięcia komentarza, opinii lub zgłoszenia skutecznego żądania usunięcia, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione ochroną roszczeń lub obowiązkiem prawnym.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych;
• prawo do otrzymania kopii danych;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
• prawo cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@centrumwarszawska50.pl

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

9. Prawo do wniesienia skargi

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności serwisu, otrzymania odpowiedzi, uzyskania oferty, dokonania rezerwacji, udziału w wydarzeniu, zawarcia lub wykonania umowy albo rozliczenia usługi.

Niepodanie danych wymaganych w formularzu lub w danym procesie może uniemożliwić obsługę zapytania, przygotowanie oferty, kontakt zwrotny, realizację rezerwacji, udział w wydarzeniu lub wykonanie usługi.

11. Informacja o profilowaniu

Dane osobowe mogą być wykorzystywane do podstawowych analiz statystycznych, analizy aktywności użytkowników w serwisie oraz dopasowywania treści lub informacji o działalności Administratora do zainteresowań użytkownika, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa oraz ustawienia zgód użytkownika.

Profilowanie:

• nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne;
• nie wywołuje wobec użytkownika w podobny sposób istotnego wpływu;
• może być ograniczone lub wyłączone przez zmianę ustawień cookies lub wycofanie zgody, jeżeli profilowanie odbywa się na podstawie zgody.

 

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.